Cách chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font đơn giản nhất 

Trong thời đại công nghệ 4.0 mỗi khi gửi tài liệu vẫn qua Email kèm theo đó là file Excel đính kèm. Điều này là hiển nhiên nhưng thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Do đó, chúng tôi sẽ giới thiệu đến mọi người cách chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font giúp cho tài liệu gọn nhẹ và chuyên nghiệp hơn.

File PDF là gì? Chuyển file Excel sang PDF như thế nào?

Định dạng file Excel hay PDF không còn xa lạ đối với những người làm việc văn phòng. Nhưng với người mới làm quen với tin học văn phòng nhiều khi vẫn chưa hiểu rõ vấn đề. 

File PDF là gì?

File PDF là gì?
File PDF là gì?

File PDF viết tắt của Portable Document Format cũng là một định dạng tương tự như Word hay Excel. Thế nhưng điểm nổi bật của nó chính là khi hiển thị nội dung văn bản trong định dạng PDF không bị thay đổi. Dù bạn dùng bất cứ hệ điều hành nào, muốn chỉnh sửa phải đưa nó về định dạng khác. 

Chuyển file Excel sang PDF là như thế nào?

Đây là công việc định dạng lại phần file văn bản hoặc tài liệu đang ở định dạng đuôi khác như: .xls, .xlsx, .xlsm sang thành đuôi .PDF. Khi tài liệu ở file Excel sẽ được hỗ trợ bởi ứng dụng Microsoft Office. Tất cả những file tài liệu Excel sẽ hiển thị đuôi .xlsx, .xlsm. 

Cách chuyển excel sang pdf
Chuyển đổi sang file PDF khiến tài liệu trông chuyên nghiệp hơn nhiều

Khi chuyển mọi file sang PDF thì kích thước về dung lượng file nhỏ hơn rất nhiều, tính bảo mật cũng sẽ cao hơn. Khi cần in thì nó vẫn ra được phần tài liệu và giữ nguyên định dạng ban đầu. Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ trên mọi thiết bị từ máy tính đến điện thoại. Ngay cả những chiếc điện thoại chưa được hỗ trợ nhiều của phần mềm Microsoft Office về Excel. 

Các cách chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font đơn giản

Nói chung về cách chuyển đổi thì không phải quá khó khăn nhưng cần cẩn thận và chú ý. Trước khi chuyển đổi phải kiểm tra, định dạng lại khổ in và font chữ xem đã đủ chuẩn chưa. Cách chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font giúp đẹp tài liệu mắt hơn mà không phải chỉnh sửa gì nhiều. 

Trong khuôn khổ bài viết, Cẩm Nang Điện Máy sẽ hướng dẫn đến mọi người những cách chuyển được cho là dễ dàng và đơn giản nhất. 

Cách chuyển đổi trực tuyến bằng Ease PDF Online

Bạn muốn lựa chọn một cách nhanh nhất mà không phải tải phần mềm thì nên tham khảo công cụ hỗ trợ trực tuyến Ease PDF. Bằng công cụ online này, người dùng không chỉ chuyển đổi PDF từ Excel, Word, PPT và hình ảnh. Mà còn chuyển đổi ngược lại từ định dạng PDF sang tệp Excel, Word, jpg… 

Cách chuyển đổi trực tuyến bằng Ease PDF Online
Chuyển đổi trực tuyến bằng Ease PDF Online

Bên cạnh đó còn có một vài công cụ tương tự phải kể đến như: PDF Editor, PDF Merger, PDF Splitter… 

Đặc biệt, Ease PDF còn không bị giới hạn bởi hệ điều hành sử dụng. Người có thể thoải mái truy cập rồi chuyển đổi tệp bằng Windows, Mac, Android hay iOS. Bất kể hệ điều hành nào cũng không còn là vấn đề quá quan trọng và khó khăn với công cụ trực tuyến này. Để thực hiện công việc chuyển đổi cần làm như sau: 

– Bước 1: Gõ tên Ease PDF trên phần tìm kiếm của Google hay Cốc Cốc… Đi đến đường link có chứa Web. 

– Bước 2: Chuẩn bị sẵn tệp Excel định dạng đuôi .XLS hay XLSX rồi tải lên công cụ. Phần mềm online này cho phép bạn tải lên cùng lúc rất nhiều tệp cùng lúc. Chỉ việc bấm vào phần Upload File rồi thêm tệp có đuôi .xls từ máy tính lên. Nếu không bạn có thể chọn tệp Excel từ nguồn dịch vụ lưu trữ trực tuyến là Google Drive hay Dropbox.

Bạn chỉ cần tải tài liệu lên còn mọi thứ đã có Ease PDF lo 
Bạn chỉ cần tải tài liệu lên còn mọi thứ đã có Ease PDF lo

– Bước 3: Xong xuôi phần cập nhật tệp, Ease PDF sẽ tự động chuyển đổi tệp từ định dạng xlsx sang PDF. Thời gian thực hiện chỉ trong khoảng 1 phút mà thôi. 

– Bước 4: Việc chuyển đổi thực hiện xong, tại màn hình hiển thị liên kết để người dùng tải xuống. Bạn có hai lựa chọn: tải phần tài liệu xuống máy tính hoặc lưu trữ tại dịch vụ đám mây để dễ dàng gửi đi hơn. 

Chuyển đổi trên hệ điều hành Microsoft Office

Trường hợp máy tính của bạn không được kết nối mạng, việc chuyển đổi vẫn diễn ra mà không cần đến phần mềm hỗ trợ chuyển đổi. Bạn chỉ việc chuẩn bị một số chương trình Microsoft Excel hoặc WPS hỗ trợ mở cũng như đọc các bảng tính. Hãy cùng xem xét qua cách thực hiện như thế nào nhé! 

– Bước 1: Khởi động Excel, đi đến mở bảng tính đuôi XLSX. 

– Bước 2: Tại thanh công cụ bên trái lựa chọn file rồi đi đến Print. Khi ấy sẽ xuất hiện bảng tính ở bên phải. 

– Bước 3: Sẽ có một loạt mục lục của máy in để bạn lựa chọn. Bạn chỉ cần quan tâm đến mục “Microsoft Print to PDF Ready”. Tiếp đó nhấp chuột tại biểu tượng Print ở ngay bên trên biểu tượng máy in. 

Chuyển Excel sang PDF qua Mocrosoft mà không cần phần mềm 
Chuyển Excel sang PDF qua Mocrosoft mà không cần phần mềm

– Bước 4: Một cửa sổ mới hiển thị, bạn phải đặt tên cho tệp PDF vừa được tạo ra. Tiếp đến chọn nơi lưu trữ tệp đó. 

– Bước 5: Cuối cùng, tại thanh công cụ nhấp chuột vào mục “File” rồi lựa chọn “Save”. Như thế là hoàn tất quá trình chuyển đổi sang đuôi PDF. 

Sử dụng phần mềm Preview chuyển đổi file Excel sang PDF

Đối với những người sử dụng laptop hệ điều hành Mac nên sử dụng phần mềm tích hợp có tên Preview. Phần mềm này có chương trình dùng để mở tài liệu Excel, Word, TXT và cả hình ảnh. Bước chuyển đổi cũng dễ hình dung hơn rất nhiều so với những cách khác. 

– Bước 1: Chuẩn bị sẵn phần bảng tính cần chuyển đổi. Trên màn hình hiển thị nhấp chuột vào mục “Open with” rồi đi đến phần “Preview” để mở ứng dụng. 

– Bước 2: Tại phần Menu bấm vào “File” rồi đi đến “Export as PDF”. 

– Bước 3: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện, người dùng chỉ cần thay đổi phần mở rộng tệp từ .XLSX thành đuôi PDF. 

– Bước 4: Vẫn tại thư mục đi đến phần “SAve” để lưu lại hành động trước đó. 

Như thế, người sử dụng đã hoàn thành việc chuyển đổi tệp Excel thành PDF qua ứng dụng Preview. Tuy nhiên, trên ứng dụng có một hạn chế nhỏ đó là không thể xử lý nhiều tệp cùng lúc. Trong một lần chỉ chuyển đổi được một trang tính và lưu dưới dạng trang PDF duy nhất. 

Chuyển file excel sang pdf bằng phần mềm Preview
Chuyển file excel sang pdf bằng phần mềm Preview

Vì hạn chế này nên nếu bạn có một tệp nhiều trang tính dài việc kích thước bị thu nhỏ là hiển nhiên. Khi xem phai phóng to thì mới có thể xem rõ phần dữ liệu chuyển đổi. Thế nên để tốt nhất nên dùng công cụ online đã được hướng dẫn ở trên. 

Có thể bạn quan tâm:
🔹 Cách chuyển file Excel sang CSV cực dễ thực hiện
Bật mí cách chuyển từ Word sang Excel vẫn giữ nguyên định dạng

Chuyển đổi file giữ nguyên định dạng bằng PDFelement 

Theo nhận xét của những chuyên gia thì PDFelement chính là giải pháp tất cả trong một. Nhằm chuyển đổi, chỉnh sửa cũng như ghép các file PDF trên cả hệ điều hành Microsoft và Mac. Công cụ cho phép chuyển đổi từ đuôi XLS và XLSX sang PDF dễ dàng hơn mà vẫn nguyên định dạng. 

– Bước 1: Tìm kiếm và tải PDFelement trên máy tính của bạn. Tiếp đó chạy chương trình và giải nén để sử dụng như bình thường. 

– Bước 2: Trên giao diện chính thức bấm chọn “Create PDF” rồi đi đến tệp của Excel có định dạng xlsx. 

pdfekement cũng là một phần mềm được nhiều người đánh giá tốt 
pdfekement cũng là một phần mềm được nhiều người đánh giá tốt

– Bước 3: Khi nào màn hình hiển thị chỉ việc click chuột vào Open. 

– Bước 4: Tại thanh công cụ trên cùng bấm vào File rồi chọn Save. Hộp thoại hiện ra lựa chọn mục “PDF File (.PDF)” để lưu định dạng. Rồi nhấp vào Save để kết thúc quá trình chuyển đổi. 

Tệp Excel chuyển đổi thành PDF mà vẫn giữ nguyên định dạng ban đầu đã có. Font chữ cũng không gặp vấn đề lỗi.   

Sử dụng Web Small.com chuyển đổi 

Đây cũng là một website trực tuyến nhưng thông qua mạng Internet toàn cầu. Khi gõ Google tìm kiếm sẽ có rất nhiều kết quả về công cụ Online này. Hơn nữa việc thực hiện chuyển đổi cũng dễ dàng hơn. Đặc biệt, nó được người dùng đánh giá tốt và nhiều người sử dụng. 

– Bước 1: Gõ tên website rồi truy cập vào công cụ. Sẽ có một loại tùy chọn hiển thị cho bạn lựa. Bạn chỉ việc chọn phần “Excel sang PDF”. 

Sử dụng Smallpdf để chuyển Excel sang PDF
Để giảm bớt vấn đề bị ngốn dung lượng hãy truy cập Smallpdf

– Bước 2: Sẽ có một đường dẫn mới xuất hiện chỉ cần chọn file đang muốn chuyển đổi để load lên mục “Chọn tệp”. 

– Bước 3: Chờ đợi cho quá trình chuyển đổi hoàn tất, thông báo sẽ hiển thị tại màn hình. Đến đây chỉ việc chọn tải xuống file vừa chuyển đổi về máy tính và kiểm tra lại. 

Chỉ cần 3 bước đơn giản bạn đã hoàn thành việc chuyển đổi file Excel thành PDF. 

Qua nội dung bài viết chắc hẳn bạn đã biết thêm 5 cách chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi font  đơn giản. Và cách thực hiện dễ nhất đó là dùng công cụ online Small.com và Ease PDF. Ngoài ra những cách còn lại cũng hỗ trợ tốt nhưng còn một vài hạn chế cho người dùng. Hãy truy cập Cẩm Nang Điện Máy của chúng tôi thường chuyên để cập nhật những thông tin bổ ích nhé!  

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *