Một trong những lỗi thường gặp khi sử dụng Gmail đó là lỗi Spam. Đây là tình trạng rất thường xuyên xảy ra với thư điện tử. Vậy với trường hợp Mail bị gửi vào Spam doanh nghiệp cần làm gì? Bài viết này sẽ liệt kê các nguyên nhân và giải pháp khắc phục tình trạng email bị liệt vào Spam để quý vị tham khảo.
Contents
Tại sao thư đến lại vào Spam?
Thư bị tự động cho vào Spam là chuyện rất thường gặp, đặc biệt là đối với các loại thư quảng bá của các doanh nghiệp. Vậy Spam email là gì?
Spam trong Email là gì? Đây là những thư điện tử được đánh giá là vô bổ. Nó thường chứa quảng cáo được gửi từ các cá nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp không rõ nguồn gốc.
Nguyên nhân nào khiến mail bị gửi vào Spam?
Ngay sau đây, camnangdienmay.net sẽ lý giải tại sao email vào Spam. Một số nguyên nhân được cho là do hoạt động của bộ lọc Spam của Gmail. Những bộ lọc này có rất nhiều tiêu chí để đánh giá một mail có phải Spam hay không. Bộ lọc Spam sẽ check các yếu tố như Header, Body, Subject, Keyword,…
Cụ thể, chúng sẽ là những nội dung dưới đây:
- Bộ lọc nội dung (Content filter) xem xét nội dung của mail, email
- Bộ lọc Header (Header filter): xem xét các tiêu đề của mail, email
- Các URL bị khóa. Đây là trường hợp các Website sử dụng các tool tăng rank mà Google cấm. Điều này làm địa chỉ URL bị khóa và email sẽ không và mục Thư đến mà sẽ nằm trong Spam.
- Địa chỉ IP bị cho vào Danh sách đen. Điều này xảy ra khi các tài khoản trên Server gửi Spam email với một số lượng lớn. Nó khiến các tổ chức Spam trên thế giới thẳng tay ném IP của bạn vào Black List.
Tất nhiên, nếu tổng điểm Spam của thư bạn gửi vượt ngưỡng, mail bị gửi vào Spam. Trường hợp thư của bạn đủ tiêu chuẩn vào Inbox nhưng bị người dùng nhấn nút báo cáo Spam. Ngay lập tức bộ lọc Spam sẽ tiếp nhận và chuyển các thư sau này của bạn tới người dùng vào Spam.
Những lỗi cần tránh để thư không vào Spam
Không có một công thức cụ thể nào để có thể thoát khỏi các bộ lọc Spam. Tuy nhiên, bạn có thể lưu ý một số lỗi lớn trong bộ lọc này:
- Không sử dụng các từ bị Spam. Một trong số những từ này đó là “Nhấn vào đây”, ” Cơ hội duy nhất”…
- Không sử dụng quá nhiều chấm than ( Ví dụ như: Nhanh tay!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!,…)
- Toàn bộ thư đều được viết hoa
- Tô màu đỏ, xanh sáng,…
- Sử dụng HTML được copy, thiết kế HTML trong Word và xuất ra file HTML một cách cẩu thả.
- Mail chỉ có 1 hình ảnh, không có hoặc rất ít text (các bộ lọc không đọc được hình ảnh)
- Header có từ “kiểm tra”
- Gửi đến nhiều người nhận trong cùng công ty, tổ chức
- Thư chứa Keyword nhạy cảm (chính trị, sex, giới tính, bất động sản, marketing…)
Một số thông báo nhận được mail bị gửi vào Spam
Bạn sẽ được Gmail cảnh báo về những thư điện tử đã có dấu hiệu sai phạm:
Cảnh báo địa chỉ email giả mạo
Nếu gặp thông báo này, bạn không trả lời mail hoặc mở bất cứ liên kết nào từ trong mail đó. Sau đó, hãy báo cáo nó là Spam.
Âm mưu lừa đảo
Thông báo này cảnh báo tình trạng lừa đảo. Nếu nhận được thông báo này, bạn không mở email. Tất nhiên sau đó, hãy báo cáo thư đó là lừa đảo. Google không bao giờ yêu cầu bạn cung cấp thông tin cá nhân qua Gmail.
Thông báo: Thư từ người gửi chưa được xác nhận
Nếu nhận được thông báo này, bạn cũng không nên trả lời hoặc nhấp vào liên kết của thư. Nếu không thể xác nhận danh tính của người gửi đáng tin cậy hay không, bạn hãy báo cáo thư là Spam. Còn nếu bạn có thể xác nhận được người gửi đáng tin cậy, hãy chọn “Không phải là Spam”.
Các chính sách được quản trị viên đặt
Thông báo này được đưa ra trong trường hợp bạn sử dụng Gmail thông qua tổ chức. Quản trị viên của bạn có thể thiết lập các kiểm soát để đánh dấu các thư điện tử có thể là Spam.
Với trường hợp này, bạn có thể thông báo tới Quản trị viên để loại bỏ thư đáng tin cậy khỏi thư Spam.
Thông báo: Bạn đã cố hủy đăng ký khỏi người này
Đây là trường hợp xảy ra khi bạn đã hủy đăng ký khỏi email. Tuy nhiên, người gửi vẫn tiếp tục gửi thư cho bạn. Những thư ấy sẽ được chuyển thẳng đến phần Spam.
Nội dung thư trống
Nhiều trường hợp nhiều người gửi Spam thư không nội dung hoặc không chủ đề để kiểm tra xem địa chỉ email của bạn có hợp lệ hay không. Trường hợp này, bạn hãy đánh dấu chúng là Spam/lừa đảo ngay nhé!
Thư bạn gửi đã vào spam
Khi bạn đã đánh dấu một email là lừa đảo hoặc Spam, những thư tiếp theo từ người gửi này sẽ mặc định được chuyển vào Spam. Nếu bạn không muốn chúng tiếp tục nằm trong thư rác, hãy bỏ đánh dấu email là Spam.
Làm sao để mail không vào Spam?
Mail gửi đi bị đưa vào Spam mang lại khá nhiều rắc rối. Đặc biệt là đối với email của các doanh nghiệp. Khi mà Gmail sẽ tự động nhận dạng và đánh dấu các thư đáng ngờ vào Spam, bạn hãy bỏ túi một số cách để chặn thư điện tử của bạn bị chuyển vào Thư rác trong tương lai.
Lưu ý về chiến dịch gửi mail để hạn chế mail bị gửi vào Spam
- Không gửi thư tới chính email đó. Nếu địa chỉ gửi và nhận giống nhau, mail bị gửi vào Spam là điều chắc chắn sẽ xảy ra.
- Thử nghiệm bộ lọc Spam trước khi gửi. Bạn có thể test thư bằng việc gửi đến một vài địa chỉ người quen. Điều này giúp bạn đánh giá điểm Spam của thư và có điều chỉnh thích hợp trước khi gửi email hàng loạt.
- Không gửi mail chưa toàn hình ảnh. Bởi vì các filter Spam không thể xem hình ảnh, nó sẽ cho rằng bạn lừa nó. Lẽ dĩ nhiên, mail bị gửi vào Spam là điều không thể tránh khỏi.
- Hãy sử dụng Gmail làm email gửi đi. Gmail là lựa chọn hàng đầu cho các chiến dịch email marketing. Bởi vì chúng đảm bảo việc gửi và nhận thư ổn định hơn.
- Kiểm tra header và nội dung email khác nhau. Bạn không nên viết hoa toàn bộ thư, hoặc hạn chế một số từ ngữ dễ làm Mail bị gửi vào Spam.
- Cả câu tiêu đề không nằm trong nội dung thư. Nếu email có tiêu đề và nội dung tương đối giống nhau, nó sẽ được đánh dấu là Spam. Nó vừa làm nội dung thư không hấp dẫn, nhàm chán mà còn khiến thư bị cho vào Spam. Điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của chiến dịch.
Lưu ý đến liên kết để tránh mail bị gửi vào Spam
- Chú ý đến các URL sử dụng trong thư. Các đường link mà bạn liên kết cũng sẽ được các filter kiểm tra toàn bộ. Bạn cũng không nên sử dụng các URL rút gọn quá ngắn và sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng mail của bạn.
Chúng tôi khuyên bạn hãy chèn trang Web bằng cách viết địa chỉ dưới dạng text. Bạn không nên để URL liên kết tới trực tiếp Website.
- Thiết kế HTML chỉnh chu và chính xác. Bạn không nên copy và paste nội dung từ Word, Excel, Powerpoint,… Nó sẽ làm nội dung HTML chứa các ký tự rác. Nó làm cho mail bị gửi vào Spam. Hãy soạn nội dung trực tiếp trong phần mềm gửi mail.
- Không đính kèm video, Form code,… Chúng sẽ làm mail bị đánh giá là thư rác hoặc gặp các vấn đề bảo mật làm ảnh hưởng xấu đến tương tác sau này của email. Bạn có thể để ảnh chụp của video để người nhận nhấp vào hình ảnh và mở video trong một tab mới.
- Loại bỏ những email đăng ký đã không còn hoạt động. Hãy chỉ nên tập trung vào những người gửi đang hoạt động. Nó sẽ làm tăng chất lượng tổng thể của mail gửi đi.
Đối với các doanh nghiệp, tổ chức, các chiến dịch email dù ít hay nhiều cũng đóng vai trò quan trọng trong những chương trình marketing. Với những lý do mà camnangdienmay.net nêu trên, hy vọng bạn sẽ tìm ra lý do mail bị gửi vào Spam và tìm được cách khắc phục nó để có chiến dịch email hiệu quả nhất.