Chắc hẳn không ít lần bạn được yêu cầu cần có bản sao một số giấy tờ gì đó khi thực hiện các thủ tục hành chính. Vậy bản sao là gì? Như thế nào được coi là bản sao hợp lệ? Bài viết dưới đây camnangdienmay.net sẽ cùng các bạn tìm hiểu về bản sao, từ đó trả lời được những vấn đề về bản sao.
Contents
Bản sao là gì?
Bản sao là bản được chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung tương tự, chính xác giống nội dung trong sổ gốc (tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Bản chính là những giấy tờ được cấp do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên, cấp lại, đăng ký lại; là những giấy tờ được cá nhân tự lập có xác nhận và được đóng dấu của cơ quan cùng tổ chức có thẩm quyền.
Vì thế, bản sao có thể tồn tại dưới hai dạng:
– Bản được chụp từ bản chính: thường gặp nhất là các bản photo từ bản chính.
– Bản đánh máy mà nội dung đầy đủ chính xác y như được ghi trong bản gốc. Thường gặp nhất đó chính là bản sao giấy khai sinh.
Như thế nào được coi là bản sao hợp lệ?
Ngoài được làm dựa theo khái niệm ở trên thì bản sao được tính là hợp lệ khi nó có ghi rõ ngày, tháng, năm và còn phải được cơ quan có thẩm quyền chứng thực, công chứng và xác nhận. Hiện nay những cơ quan có đủ thẩm quyền để chứng thực, công chứng xác nhận bản sao gồm có:
– Các cơ quan ban hành văn bản có lưu trữ bản chính.
– Văn phòng công chứng, Phòng công chứng UBND các cấp.
Như vậy bản sao hợp lệ là bản sao đã được đối chiếu chứng thực là giống với bản chính.
Giá trị pháp lý của bản sao
Theo nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của bản sao như sau:
“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao đã được chứng thực từ bản chính, chữ ký đã được chứng thực và hội đồng giao dịch chứng thực.
- Bản sao được cấp từ sổ gốc sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có những quy định khác.
- Bản sáo đã được chứng thực từ bản chính theo như quy định tại Nghị định này sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính, dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, ngoại trừ trường hợp pháp luật có những quy định khác.”
Như vậy hiểu đơn giản bản sao được tạo nên dựa trên bản chính. Những bản sao hợp lệ có giá trị sử dụng thay cho bản chính (ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt mà pháp luật quy định).
Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính
Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
Khi người dân có nhu cầu cấp bản sao từ bản chính thì họ phải xuất trình bản chính hoặc bản sao đã có chứng thực được làm trước đó kèm theo chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để tiếp nhận kiểm tra.
Trong trường hợp người xin cấp là một người khác đại diện theo pháp luật thì người đó phải xuất trình được giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
Cơ quan chức năng căn cứ vào sổ gốc từ đó cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung trong bản sao phải đúng chuẩn nội dung được in trong số gốc. Trường hợp không còn lưu trữ sổ gốc hoặc trong sổ gốc không chứa thông tin về nội dung yêu cầu thì có quan tổ chức có trách nhiệm giải thích, trả lời bằng văn bản cho người dân (người yêu cầu).
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Khi làm thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính phải xuất trình đầy đủ giấy tờ, văn bản từ đó làm cơ sở chứng thực bản sao.
Trong trường hợp các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cho cá nhân như thẻ thường trú, hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, chứng chỉ, bằng tốt nghiệp và bảng điểm kèm theo, thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực bản sao từ bản chính.
Trong trường hợp yêu cầu phải chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch giấy tờ cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Trong trường hợp người chứng thực không có đem theo bản sao mà chỉ đem theo bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp lại bản chính để thực hiện chứng thực (trừ trường hợp cơ quan tổ chức không có phương tiện để chụp).
Khi thực hiện chứng thực thì người thực hiện phải kiểm tra kỹ bản chính đối chiếu với bản sao. Nếu bản chính bị hư hỏng cũ nát không xác định được chính xác nội dung thì cần thực hiện theo nội dung sau:
– Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo như mẫu quy định;
– Ký và ghi rõ tên, đóng dấu cơ quan thực hiện chứng thực sau đó ghi vào sổ chứng thực.
Đối với những bản sao từ 2 trang trở lên thì ghi lời chứng thực và trang cuối. Nếu bản sao có 2 tờ trở nên cần đóng dấu giáp lai.
Bản sao có thời hạn trong bao lâu?
Pháp luật Việt Nam chưa có quy định chính thức về thời hạn bản sao có hiệu lực. Như vậy, chúng ta có thể hiểu rằng thời hạn bản sao hợp lệ là vô hạn. Điều này cũng nảy sinh rất nhiều vấn đề bất cập. Bởi có nhiều khi các thông tin trên bản chính có thể đã được thay đổi hoặc bản chính không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao lại vẫn được sử dụng.
Vì thế, để khắc phục điều này, nhiều cơ quan và đơn vị khi tiếp nhận các giấy tờ bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định đó là bản sao chỉ có giá trị thời hạn 6 tháng kể từ ngày nó được chứng thực.
Tất nhiên điều này không chính xác với pháp luật, tuy nhiên nó lại là giải pháp được nhiều cơ quan hay đơn vị sử dụng nhằm hạn chế tình trạng sử dụng giấy tờ giả.
Trên đây là những thông tin về bản sao, cách để bản sao được coi là hợp lệ mà camnangdienmay.net muốn chia sẻ tới các bạn. Mong rằng thông qua bài viết trên các bạn đã hiểu hết về các thủ tục liên quan tới bản sao, từ đó thực hiện đúng pháp luật quy định.