Dù bạn muốn làm bất cứ điều gì nếu không vạch ra kế hoạch chi tiết, cụ thể thì khó có thể đạt được hiệu quả như mong muốn. Vậy làm thế nào để lập được kế hoạch chuẩn chỉnh và thông minh nhất. Hãy cùng camnangdienmay.net đi tìm hiểu các nguyên tắc lập kế hoạch dễ thành công nhất dưới đây nhé!
Contents
- 1 Những sai lầm khiến cho kế hoạch “chỉ nằm trên giấy”
- 2 Công thức 5W1H2C5M – phương pháp smart (kế hoạch thông minh)
- 3 8 Nguyên tắc lập kế hoạch làm việc hiệu quả, thành công
- 3.1 Nguyên tắc 1: Xây dựng mục tiêu cụ thể
- 3.2 Nguyên tắc 2: Cần có sự ưu tiên
- 3.3 Nguyên tắc 3: Nguyên tắc linh hoạt
- 3.4 Nguyên tắc 4: Nguyên tắc cân đối
- 3.5 Nguyên tắc 5: Nguyên tắc thời gian
- 3.6 Nguyên tắc 6: Nguyên tắc về yếu tố giới hạn
- 3.7 Nguyên tắc 7: Nguyên tắc hợp tác
- 3.8 Nguyên tắc 8: Nguyên tắc cam kết
Những sai lầm khiến cho kế hoạch “chỉ nằm trên giấy”
Lập kế hoạch trước khi làm bất cứ việc gì là điều cực kỳ tốt. Tuy nhiên, nếu như bạn không có phương pháp lập kế hoạch thì bản plan bạn viết ra sẽ không khả thi và mọi kế hoạch “chỉ nằm trên giấy”. Để tránh điều này thì sau đây chúng tôi sẽ đưa ra cho bạn 3 sai lầm cơ bản khi lập kế hoạch mà bạn nên tránh:
Có kế hoạch nhưng lại thiếu tính thực tế
Nếu như bạn xây dựng mục tiêu thiếu tính thực tế, không phù hợp với khả năng có thể làm được thì đây cũng là một trong những nguyên nhân chính khiến cho bản kế hoạch bị thất bại. Với người làm quản lý mà xây dựng kế hoạch thất bại chỉ vì lý do này sẽ dễ gây mất tinh thần cho nhân viên, khiến cho họ nản lòng vì có thể “công sức đổ bể”.
Kế hoạch quá chung chung
Kế hoạch được tạo nên với các định hướng có phần mơ hồ, không rõ ràng, cụ thể sẽ khiến cho các thành viên trong team hoạt động trở nên “lạc lối”, “lơ mơ”. Bạn sẽ không thể xác định rõ công việc, nhiệm vụ của mình dẫn đến hiệu suất thực hiện không cao.
Thiếu phương án dự phòng
Một bản kế hoạch cứng nhắc là bản kế hoạch thiếu đi phương án dự phòng. Khi bạn chỉ xây dựng được một phương án thì bạn đã biết được nó có nguy cơ thất bại hay không? Thực tế đã cho chúng ta thấy luôn có những tình huống phát sinh ngoài mong đợi. Trong những tình huống đó, nếu như bạn không biết ứng phó kịp thời sẽ có thể khiến cho bản kế hoạch đổ bể, mọi cố gắng đều bằng 0.
Công thức 5W1H2C5M – phương pháp smart (kế hoạch thông minh)
Đây là một trong những phương pháp lập kế hoạch thông minh đang được rất nhiều người áp dụng hiện nay. Để có thể lên plan khả thi và thành công thì điều trước tiên bạn cần phải tư duy để trả lời hết những câu hỏi dưới đây:
- Who (Ai?): Ai sẽ là người tham gia vào kế hoạch lần này?
- Why? (Vì sao?): Kế hoạch này tạo ra vì điều gì và mục tiêu hướng đến của nó là gì?
- What? (Cái gì?): Muốn triển khi được kế hoạch thì bạn cần làm những đầu việc gì
- When (Khi nào): Khi nào thì bạn bắt đầu thực hiện kế hoạch? Khi nào thì kế hoạch kết thúc?
- Where (Ở đâu): Kế hoạch sẽ triển khai ở đâu?
- How (Như thế nào): Nên triển khai kế hoạch như thế nào?
- Check (Kiểm tra): Ai sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá kế hoạch?
- Control (Kiểm soát): Làm thế nào để kiểm soát kế hoạch?
- Money (Chi phí): Có những chi phí nào được sử dụng cho kế hoạch?
- Man (Nhân lực): Ai là người thực hiện kế hoạch và ai là người hỗ trợ thực hiện?
- Method (phương pháp): Phương pháp, cách thức thực hiện kế hoạch là gì?
- Material (Nguyên vật liệu): Để phục vụ thực hiện kế hoạch thì cần phải sử dụng nguyên vật liệu gì?
- Machine (Máy móc): Để thực thi kế hoạch thì cần phải sử dụng máy móc, công nghệ nào?
8 Nguyên tắc lập kế hoạch làm việc hiệu quả, thành công
Việc tham khảo kiến thức về các nguyên tắc lập kế hoạch sẽ giúp bạn có được hướng đi đúng trong công việc. Nhờ vậy, kế hoạch khi được triển khai sẽ được thực hiện đơn giản, suôn sẻ hơn. Dưới đây là 8 nguyên tắc lập kế hoạch dễ thành công nhất:
Nguyên tắc 1: Xây dựng mục tiêu cụ thể
Một trong các nguyên tắc lập kế hoạch tiến độ dự án công việc quyết định rất lớn đến sự thành công hay thất bại đó chính là xây dựng mục tiêu. Các mục tiêu cần phải đảm bảo sao cho có thể đáp ứng được những yếu tố quan trọng trong phương pháp smart bao gồm:
- Tính cụ thể: Cần có sự rõ ràng về đối tượng và các thức thực hiện ở trong bản kế hoạch. Ví dụ: Chạy quảng cáo trên facebook để gia tăng số lượng người theo dõi Fanpage.
- Tính khả thi: Mục tiêu đề ra cần phải phù hợp với nguồn lực cũng như khả năng hiện có. Ví dụ: chi tiền chạy quảng cáo cần trong phạm vi nguồn tiền cho phép
- Tính đo lường được: Mục tiêu vạch ra cần có những con số cụ thể để tiện cho việc theo dõi, đo lường tiến độ thực hiện. Ví dụ: tăng lượng người theo dõi Fanpage lên 15%
- Tính liên quan: Chắc chắn, mục tiêu vạch ra cần đảm bảo sao cho phù hợp với định hướng cũng như tình trạng của công ty
- Thời gian thực hiện sẽ kéo dài trong bao lâu?
Nguyên tắc 2: Cần có sự ưu tiên
Để đảm bảo cho kế hoạch thực hiện không bị chậm tiến độ thì các nhà quản trị cần có sự đánh giá và sắp xếp các đầu việc theo cấp độ từ cao xuống thấp. Lưu ý là cần phải có sự ưu tiên giải quyết các công việc quan trọng hơn trước. Gợi ý phương pháp phân loại công việc ưu tiên theo các cấp độ sau:
- Đầu việc khẩn cấp và quan trọng: Là những công việc cần phải hoàn thành trước tiên. Ví dụ: Hoàn thành báo cáo trước hạn deadline
- Đầu việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Cần sắp xếp thời gian hợp lý cho đầu việc này và chú ý không để gián đoạn
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Có thể giao cho người khác làm
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Có thể loại bỏ ra khỏi danh sách các đầu công việc.
Nguyên tắc 3: Nguyên tắc linh hoạt
Kế hoạch lập ra tất nhiên phải đảm bảo tính linh hoạt sao cho có thể phù hợp với bất cứ thay đổi nào từ bên ngoài. Nhờ đó, doanh nghiệp mới có thể ứng phó nhanh được với mọi hoàn cảnh và giảm thiểu được những rủi ro không đáng có.
Lấy ví dụ: Trong giai đoạn dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện nay, nhiều doanh nghiệp thay đổi hình thức làm việc từ offline sang online để đảm bảo đúng tiến độ.
Nguyên tắc 4: Nguyên tắc cân đối
Một trong những nguyên tắc lập kế hoạch mà bạn cần nhớ nữa đó là cần phải có sự cân đối. Các mục tiêu lập ra đều phải phù hợp với nguồn lực cũng như khả năng cho phép để tránh tình trạng thiếu hay thừa gây lãng phí.
Nguyên tắc 5: Nguyên tắc thời gian
Khi thực hiện các mục tiêu theo kế hoạch đã lên thì bạn cần phải xác định rõ ràng thời hạn để đạt được các mục tiêu. Điều này có nghĩa là mọi công việc đều phải có sự tuân thủ theo đúng thời gian. Ngoài ra, để đảm bảo hiệu quả khi thực hiện thì bạn có thể chia nhỏ các công việc ra với những deadline cụ thể nhằm có thể kiểm soát tốt tiến độ thực hiện.
Nguyên tắc 6: Nguyên tắc về yếu tố giới hạn
Khi bạn áp dụng các nguyên tắc lập kế hoạch tiến độ thì cần phải quan tâm đến nhân tố giới hạn khả năng thực hiện kế hoạch. Điều này có nghĩa là bạn phải có khả năng dự đoán được những khó khăn, hạn chế của nguồn nhân lực gây cản trở đến dự án. Sau đó, bạn cần phải tìm ra được giải pháp khắc phục hoặc các phương án thay thế khác.
Lấy ví dụ: Doanh nghiệp cân nhắc xem có đủ nhân lực đáp ứng cho kế hoạch không. Nếu không thì cần xem xét thuê thêm nhân viên hoặc tăng ca làm việc.
Nguyên tắc 7: Nguyên tắc hợp tác
Khi xây dựng kế hoạch, bạn cần nhớ thêm một nguyên tắc nữa đó là cần phải có mối quan hệ hợp tác với các nhà quản trị các cấp để đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện hiệu quả nhất. Đặc biệt, với sự tham gia đầy đủ của các thành viên trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình làm việc sẽ mang đến hiệu quả cao hơn.
Nguyên tắc 8: Nguyên tắc cam kết
Dù kế hoạch bạn tạo dựng có hoàn hảo đến mức nào mà các thành viên trong team không có ý thức thực hiện thì vẫn có thể đổ bể. Do đó, khi thực hiện kế hoạch cần phải đảm bảo các thành viên cam kết thực hiện đúng như kế hoạch đã định.
Xem thêm: Chu di tam tộc là gì? Những vụ án chu di tam tộc chấn động
Trên đây là 8 nguyên tắc vàng trong lập kế hoạch mà mỗi người cần phải nắm vững nếu muốn thành công. Xây dựng kế hoạch khoa học sẽ giúp cho mỗi cá nhân có hướng đi đúng đắn và phát triển hơn nữa trong tương lai.