Hé lộ phương pháp sửa lỗi không định dạng được số trong Excel

Khi bạn sử dụng Excel, số trong trang tính được lưu trữ ở các ô không được định dạng. Điều này sẽ gây ra khó khăn lớn cho việc tính toán cũng như sắp xếp thứ tự. Để không xảy ra tình trạng đó, chúng tôi sẽ bật mí cho các bạn phương pháp sửa lỗi không định dạng được số trong Excel.

Nguyên nhân xảy ra lỗi không định dạng được số trong Excel

– Nguyên nhân dẫn đến lỗi này đầu tiên có thể là do tính năng Format Cells của Excel. Nó được cài đặt sẵn định dạng như thế chứ không hoàn toàn là một lỗi. Muốn khắc phục tình trạng số hiển thị sai lệch không quá khó khăn. Vì không phải lỗi nên thường xuất hiện ở phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016. 

– Sai về định dạng dữ liệu khi có chứa phần thập phân, dữ liệu là % hoặc dạng số thông thường. Nhiều trường hợp dẫn đến lẫn lộn giữa dữ liệu ngày tháng vào trong số. Vì bản chất dữ liệu ngày tháng cũng thuộc dạng số nên nhầm lẫn không thể tránh khỏi. 

Lỗi không định dạng được số dễ gặp ở Excel 2003, 2007, 2010, 2013 và 2016
Lỗi không định dạng được số dễ gặp ở Excel 2003, 2007, 2010, 2013 và 2016

– Trong quá trình thao tác nhập dữ liệu có lẫn trong đó vài ký tự của text với ký tự dạng số. Từ đó Excel tưởng nhầm dữ liệu đó là Text chứ không phải Number. 

Cách phát hiện ra lỗi không định dạng được số

Để phát hiện ra phần dữ liệu lỗi trong một bảng Excel nhiều công thức, con số. Chúng ta sẽ có hai cách phát hiện dưới đây. 

Sử dụng công cụ AutoFilter

Cho những ai chưa biết thì AutoFilter là bộ lọc tự động hoạt động trong Excel. Chức năng chính của nó là tìm nội dung trong bảng dữ liệu, đồng thời phát hiện lỗi dữ liệu bảng tính. Tính năng Auto Filter hoạt động dựa theo nguyên tắc: 

– Tăng dần từ nhỏ đến lớn nhất kể cả số âm chứ không chỉ bắt đầu từ số 0. 

– Những ký tự không phải dạng số sẽ xếp ở cuối của danh sách. 

Cụ thể thì ở đây sẽ phát hiện như sau: 

– Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu rồi đi đến tab Data, chọn mục Filter hiển thị ở bên trong nội dung. 

– Bước 2: Tiếp theo click chuột vào nút lọc tại cột thời gian hiển thị trên hình. Sẽ có một cột dữ liệu thời gian theo năm đã sắp xếp tự động cũng như ghi rõ thời gian. 

Sử dụng công cụ AutoFilter là một trong những cách để phát hiện lỗi
Sử dụng công cụ AutoFilter là một trong những cách để phát hiện lỗi

– Bước 3: Những dữ liệu nào không sắp xếp đúng thứ tự theo năm chính là đã bị lỗi về thời gian. 

Phát hiện nhờ dữ liệu dạng số có thể tính toán

Ngoài cách sử dụng AutoFilter để phát hiện dữ liệu lỗi như kể trên. Người ta còn có thêm một nguyên tắc nữa để phát hiện ra phần dữ liệu đang lỗi. Nếu dữ liệu thuộc dạng Number có khả năng tính toán như bình được. Còn với dữ liệu text thì không thể có chuyện đó. 

Nhờ nguyên tắc này, các bạn chỉ cần dùng hàm IFERROR kiểm tra phần dữ liệu nghi ngờ có thực hiện được phép toán cơ bản không. Trường hợp lỗi trả về là #Value tức là không phải dữ liệu Number. 

Có thể bạn quan tâm:
Sửa lỗi #Ref trong Excel bằng cách nào đơn giản nhất
Bật mí cách sửa lỗi #VALUE trong Excel phổ biến hiện nay

Phương pháp sửa lỗi không định dạng được số trong Excel

Muốn xử lý lỗi không định dạng được số trong Excel chỉ cần thực hiện đủ và đúng các bước theo 2 cách này.

Áp dụng AutoFilter sửa lỗi

– Bước 1: Chọn toàn bộ cột dữ liệu đang có chứa phần dữ số. Đi đến Format Cells rồi chọn mục Number được mở ra ở giao diện màn hình. 

– Bước 2: Tại phần Decimal places trong Number sửa phần số sau dấu phẩy trong ô theo ý muốn của bạn. Còn phần Use 1000 separator chuyển về loại dấu ngăn cách hàng nghìn. 

Tương tự như thế với Number có kết hợp dạng Accounting hay Currency. Còn loại tiền tệ thì phải chọn None.Trong phần này, mọi người phải thống nhất về cách thức hiển thị nội dung, định dạng dữ liệu khi nhập. Đặc biệt không được để xảy ra tình trạng quy ước hiển thị dữ liệu không có sự đồng nhất ở một cột. 

Xử lý lỗi không định dạng số bằng AutoFilter
Sau khi tìm được lỗi nhờ AutoFilter chỉ việc sửa lại là xong

– Bước 3: Trong AutoFilter các giá trị được sắp xếp tự động căn cứ vào giá trị lớn nhất tại bảng. Khi đó phần số có lỗi sẽ hiển thị để bạn thực hiện nhập lại. 

Ứng dụng hàm Value sửa lỗi không định dạng được số trong Excel

Bên cạnh cách sửa trực tiếp trong bảng thì tạo cột phụ rồi ứng dụng hàm Value cũng là một cách hay. Như thế trong cột phụ những giá trị sai sẽ đều được chuyển về đúng dữ liệu dạng số. Thực hiện theo trình tự sau: 

– Bước 1: Đầu tiên, copy dữ liệu gốc sang 1 Sheet mới rồi xử lý những nội dung tại bảng trong Sheet mới, Như thế sẽ đảm bảo được việc dữ liệu không bị mất đi mà giữ nguyên. 

– Bước 2: Trên thanh công cụ sử dụng tính năng Replace để xóa đi các ký tự thừa. Phần ký tự như: dấu cách thừa, dấu chấm, dấu phẩy, dấu nháy… dễ dàng bị lẫn vào ký tự dạng số. 

 Sử dụng hàm Value sửa lỗi không định dạng số trong Excel
Sử dụng hàm Value sửa lỗi không định dạng số trong Excel

– Bước 3: Đến các định dạng tiếp theo trong bảng chỉ toàn là ký tự dạng số. Hãy sử dụng hàm Value trực tiếp cho các ký tự đó. Chờ vài giây kết quả từ hàm Value sẽ trả lại chì cần làm như sau: Copy lại nội dung => paste special=> Value. Phần kết quả sau đó sẽ được trả về bảng dữ liệu. 

– Bước 4: Kiểm tra lại nội dung theo cách trên đã hướng dẫn xem dữ liệu lỗi đã sửa thành công chưa. 

Muốn chắc chắn hơn có thể thao tác lại dữ liệu gốc để không bị thiếu hay sai sót gì cả. Nhớ là nên copy một bản dữ liệu gốc trước đó để tránh trong quá trình xử lý bị mất dữ liệu. 

Một số lưu ý sau khi sử dụng kiểm tra lỗi

Theo cách đầu tiên thì tính năng kiểm tra lỗi sẽ luôn luôn bật. Một hình tam giác nhỏ màu xanh sẽ hiển thị ở thanh tác vụ màn hình. Trường hợp người dùng nhập một số tại ô có định dạng văn bản đang được áp dụng. Ngay lập tức những thông báo lỗi sẽ phát ra liên tục. Nếu không muốn thấy thông báo lỗi này, bạn có thể tắt chúng với 5 bước cụ thể: 

– Bước 1: Ở thanh công cụ chọn tab Tệp. 

– Bước 2: Khi màn hình hiển thị một loạt danh mục hãy chọn phần trợ giúp rồi đi đến tùy chọn. 

– Bước 3: Trong hộp thoại mở ra nhấp vào Excel rồi đi đến thể loại công thức cần dùng lúc này. 

– Bước 4: Màn hình tiếp tục hiển thị mục “Quy tắc kiểm tra lỗi”, đi đến phần xóa hộp kiểm số được định dạng văn bản. Ngoài ra cũng có thể bấm vào phần có dấu móc đơn phía trước đó. 

– Bước 5: Cuối cùng bấm OK để hoàn tất quy trình. 

Như vậy bài viết trên đây đã hướng dẫn mọi người phương pháp sửa lỗi không định dạng được số trong Excel. Bên cạnh đó còn có một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng này để mọi người tránh. Hãy truy cập Cẩm Nang Điện Máy của chúng tôi thường xuyên để cập nhật những thông tin nóng hổi. 

Tham khảo: Nguyên nhân và cách khắc phục file Excel bị lỗi định dạng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *